Dépôt des comptes annuels : la marche à suivre

L’approbation des comptes annuels est un moment important pour l’entreprise car vous faites le point sur son état financier. Cette étape doit être formalisée par le dépôt des comptes auprès du greffe de Tribunal de commerce (TC) compétent. Toutefois des questions demeurent : comment procéder ? Quels documents remettre ? Quels délais respecter ? Quelles sont les sanctions applicables en cas de non-respect de l’obligation de dépôt ? Découvrez de manière synthétique les étapes du dépôt des comptes annuels.

Les sociétés concernées

En principe, doivent déposer leur comptes annuels (1) :

• les SARL (société à responsabilité limitée) dont l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ;
• les sociétés par actions (SA (société anonyme), SCA (société en commandite par actions), SAS (société par actions simplifiée) dont les SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle);
• les SNC (société en nom collectif) dont tous les associés indéfiniment responsables sont des SARL ou des SA.

Par exception, et sous certaines conditions, les micro-entreprises  peuvent déclarer que leurs comptes ne seront pas rendus publics (2). En pratique, elles accompagnent les documents comptables d’une déclaration de confidentialité pour l’ensemble des documents comptables.Toutefois, peuvent avoir accès aux comptes les autorités administratives et judiciaires ainsi que la Banque de France.

La loi Pacte du 22 mai 2019 a créé un nouveau statut : les moyennes entreprises, statut applicable pour les entreprises clôturant leurs comptes pour l’exercice 2019 avec l’année civile (2). Elles pourront faire une présentation allégée du compte de résultat (sachant que les petites entreprises peuvent déjà le faire pour le compte de résultat, le bilan et les annexes).

Enfin, les petites entreprises peuvent faire une déclaration de confidentialité de leur compte de résultat quand les moyennes entreprises pourront solliciter la publication d’une présentation réduite de leur bilan et annexes.

Les pièces à fournir

Plusieurs pièces peuvent être déposées :

• le compte de résultat avec la proposition d’affectation ;
• le bilan et les annexes ;
• le rapport du commissaire aux comptes, si besoin ;
• le procès-verbal de l’assemblée contenant la proposition d’affectation et la résolution votée de l’affectation du résultat ;
• le rapport de gestion (pour les sociétés cotées).

Des documents complémentaires peuvent être fournis en fonction du type de société. Par exemple, le rapport du conseil de surveillance pour les SA avec directoire.

Les délais pour déposer

Le dépôt des comptes doit se faire dans des délais strictes (3) :

• dans le mois suivant l’approbation des comptes par l’assemblée ordinaire des associés ou par l’associé unique ;
• ou dans les deux mois suivant cette approbation lorsque ce dépôt est effectué par voie électronique (4).

Où et par qui doit être effectué le dépôt

Le dépôt certifié conforme doit être fait auprès du greffe du TC dans le ressort duquel est situé le siège social (5).

Si l’acte déposé est une copie, celle-ci est certifiée conforme par le gérant (pour la SNC ou la SARL), le directeur général (pour les SA), etc ou un mandataire légal (avocat, expert-comptable, etc).

Le dépôt est constaté par un procès-verbal établi par le greffier et donne lieu à la délivrance par celui-ci d’un récépissé indiquant la raison sociale ou la dénomination, l’adresse du siège, pour les sociétés, leur forme, le nombre et la nature des actes et pièces déposés ainsi que la date du dépôt.

En cas de dépôt électronique, celui-ci est validé par le greffe lorsqu’il a constaté que l’envoi est complet et régulier puis un certificat est adressé au déclarant (6).

L’inscription au BODACC

Le dépôt des comptes auprès du greffe du TC conduit à une insertion au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC) (7).

Les sanctions possibles en cas de non-respect

A la demande de tout intéressé ou du ministère public, le président du TC, statuant en référé, peut enjoindre sous astreinte aux dirigeants de société de procéder au dépôt des comptes annuels (8).

Le président peut, à cette même fin, désigner un mandataire chargé d’effectuer ces formalités.

Si son injonction n’est pas suivi d’effet, il peut en obtenir communication, par les commissaires aux comptes, les membres et représentants du personnel, les administrations publiques, les organismes de sécurité et de prévoyance sociales, etc (9).

Source : https://www.juritravail.com/Actualite/diriger-formalites-legales/Id/307264