En tant que dirigeant, une question revient souvent : “Est-ce que ça, je peux le passer en charges ?”

 

Bonne nouvelle : beaucoup plus de dépenses qu’on ne le pense peuvent être déductibles… à condition de respecter quelques règles.

 

Passons en revue les grands principes et les principales catégories de charges déductibles.

 

Qu’est-ce qu’une charge déductible ?

 

Une dépense peut être passée en charge et venir diminuer votre résultat imposable si elle remplit trois conditions simples.

 

  • Elle est engagée dans l’intérêt de l’entreprise : elle doit servir directement ou indirectement l’activité (fonctionnement, développement, image, sécurité…).

 

  • Elle est justifiée : facture, note de frais, contrat… tout doit être conservé en cas de contrôle.

 

  • Elle est comptabilisée au bon moment : dans le bon exercice et avec le bon libellé.

 

À l’inverse, une dépense purement personnelle ou disproportionnée (voiture de luxe sans lien avec l’activité, restaurant sans motif pro, etc.) s’expose à une remise en cause fiscale.

 

Les dépenses courantes qui passent en charges

 

Beaucoup de frais du quotidien de l’entreprise sont déductibles.

 

  • Frais de fonctionnement : fournitures, matériel de bureau, abonnements téléphoniques et internet, logiciels, outils en ligne, assurance professionnelle…

 

  • Déplacements et missions : billets de train ou d’avion, hôtels, taxis, péages, parkings, indemnités kilométriques si vous utilisez votre véhicule perso dans le cadre de l’entreprise.

 

  • Repas professionnels : repas avec un client ou un partenaire ou repas en déplacement quand vous ne pouvez pas rentrer chez vous. Là encore : facture, date, lieu, interlocuteur et motif à conserver.

 

  • Locaux : loyers de bureaux, charges locatives, électricité, chauffage, coworking et, sous conditions, une quote-part du domicile si vous travaillez depuis chez vous.

 

L’idée clé : chaque dépense doit pouvoir être reliée à votre activité et rester cohérente avec la taille et le chiffre d’affaires de l’entreprise.

 

Véhicule, dirigeant, “petits plus” : des cas à manier avec précision

 

Certaines dépenses sont fréquentes mais plus sensibles.

 

  • Véhicule : acheté ou loué par la société, les frais (carburant, assurance, entretien) peuvent être déductibles mais avec des limites et parfois de la réintégration si l’usage est mixte (pro/perso).

 

  • Avantages en nature (voiture de fonction, logement, téléphone…) : ce sont des charges pour l’entreprise mais aussi un avantage imposable pour le dirigeant ou le salarié.

 

  • Cadeaux clients et frais de représentation : ils doivent rester raisonnables, justifiés et en lien direct avec l’activité.

 

Mal gérées, ces dépenses peuvent être requalifiées ou redressées. Bien gérées, elles deviennent de vrais leviers.

 

Pourquoi se faire accompagner ?

 

Entre ce qui est déductible, ce qui ne l’est pas, ce qui doit être amorti plutôt que passé en charges et ce qui risque d’être requalifié, la frontière n’est pas toujours évidente.

 

Un accompagnement vous permet de sécuriser vos pratiques, d’optimiser vos charges sans risque et de piloter plus finement votre résultat et votre fiscalité.

 

Contactez-nous pour en savoir plus.